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La clave radica en metodologías que se aplican para transformar, potenciar y mejorar la efectividad de los procesos y el alcance de los objetivos. Los OKRs son un buen ejemplo de una metodología utilizada por las empresas líderes para optimizar la planificación, el seguimiento, el uso de recursos y la mejora continua.
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¿Qué son los OKRs?
Los OKR (Objective Key Results) son una metodología de gestión de trabajo que se centra en alinear todas las acciones y esfuerzos de una organización hacia objetivos comunes. Esta metodología busca optimizar el rendimiento de cada una de las áreas y garantizar que todos los empleados estén enfocados en objetivos concretos y medibles.
Fue creada por Andrew Grove, ex CEO de Intel, y más adelante adoptada por Google, Amazon, Netflix y otras empresas. Surge como una necesidad ante organizaciones que empeñaban grandes recursos pero obtenían resultados escasos. La solución: encaminar el esfuerzo de toda la empresa a un mismo punto y medirlo de forma cuantitativa y cualitativa.
Los OKRs establecen metas claras y ambiciosas a corto plazo (trimestrales) y se miden periódicamente para asegurar su correcta definición e implementación, de manera que se reajusten continuamente.
10 beneficios de utilizar OKRs en tu empresa
Los OKRs ofrecen una serie de ventajas que van más allá que solo establecer metas. Son una herramienta versátil que puede aplicarse en organizaciones de cualquier tamaño o tipo, contribuyendo al éxito y desarrollo sostenible de la empresa. Se pueden destacar 10 de sus principales beneficios:
Alineación y Coherencia: Los OKRs alinean los esfuerzos de todo el equipo hacia objetivos comunes, promoviendo una cultura de trabajo cohesionada en la que cada miembro comprende su contribución al objetivo compartido.
Colaboración Efectiva: Fomentan un entorno de trabajo colaborativo al definir claramente los objetivos y mejorar la comunicación, proporcionando a cada miembro del equipo un marco de referencia compartido que facilita la colaboración.
Mejora del Ambiente Laboral: Generan una cultura empresarial sólida, donde los empleados se sienten comprometidos y valorados al perseguir metas compartidas y ser evaluados en función de los resultados.
Crecimiento Empresarial: Proporcionan parámetros medibles para el crecimiento de la empresa, independientemente de la industria o el tamaño. Ofreciendo un marco claro para que impulsa el desarrollo continuo y sostenible de la organización.
Optimización de Procesos: Ayudan a asignar responsabilidades de manera organizada, mejorando la eficiencia de los procesos y flujos al vincular cada acción u tarea con un objetivo definido.
Percepción de Marca Mejorada: El cumplimiento de los objetivos contribuye a una imagen de responsabilidad y coherencia en el mercado. Aumenta la confianza de los clientes y socios comerciales.
Aumento de la Productividad: La descomposición de metas en tareas más pequeñas incrementa la productividad del personal al facilitar la gestión de asignaciones y permitir un progreso paulatino hacia el logro de objetivos.
Metas Ágiles y Desafiantes: Permiten adaptarse a ciclos cortos y establecer objetivos ambiciosos, desafiando a los equipos a alcanzar metas cada vez más audaces.
Foco y Priorización: Ayudan a mantener la atención en los resultados clave y priorizar las actividades más importantes al proporcionar una dirección y guía de acciones claras.
Cultura de Resultados: Promueven una cultura donde el énfasis está en los resultados, lo que contribuye al crecimiento de la empresa al inculcar una mentalidad orientada a logros.
¿Cómo aplicar la metodología de OKRs?
La metodología de OKRs, se basa en sus dos pilares clave: los objetivos (objectives) y los resultados clave (key results).
Tu empresa se esfuerza por alcanzar este objetivo, y para evaluar su cumplimiento, debes utilizar un conjunto de resultados clave.
💡Es importante destacar que los resultados clave no son simplemente una lista de tareas específicas o una descripción de funciones; más bien, son logros concretos que se derivan de acciones y esfuerzos específicos.
Para aplicar la metodología de OKRs debes seguir 2 grandes pasos:
- Define los objetivos que deseas alcanzar
Las mejores prácticas para tomar en cuenta al definir tus OKRs es intentar que sean:
- Ambiciosos y desafiantes para impulsar el esfuerzo y motivación en el equipo.
- Realistas y alcanzables en un período específico para evitar la frustración.
- Claros y comprensibles para todos los miembros de la organización
- Relevantes y alineados con los objetivos generales de la empresa.
Una vez definido los objetivos, debes identificar cómo vas a comprobar su cumplimiento.
💡El camino ideal es definir OKRs generales para la empresa y OKRs que persiguen ese objetivo principal para cada una de las áreas. Eje: OKRs de Marketing, OKRs de Recursos Humanos.
- Identifica cuáles van a ser los resultados clave
Lo recomendado es definir no más de 3 o 5 resultados clave por objetivo que sean:
- Específicos y detallados, definiendo claramente qué se desea lograr.
- Medibles en términos cuantitativos y con plazos definidos.
- Asignados a personas o equipos responsables de su ejecución.
Con tus objetivos y resultados clave definidos lo único que queda es identificar qué acciones clave van a lograr alcanzar cada uno de los resultados.
Para comprender mejor, veamos este ejemplo:
Objetivo: Tener el mejor servicio de atención al cliente de mi rubro.
Resultado Clave 1: Aumentar la calificación de satisfacción del cliente en encuestas trimestrales en al menos un 10%.
Acciones Clave:
- Implementar un programa de capacitación para el personal de atención al cliente
- Revisar y mejorar los tiempos de respuesta a las consultas de los clientes.
- Realizar encuestas de opinión al inicio del trimestre para obtener retroalimentación directa de los clientes e identificar áreas de mejora.
Resultado Clave 2: Reducir el tiempo promedio de espera en el servicio al cliente a menos de 5 minutos.
Acciones Clave:
- Implementar un sistema de enrutamiento de llamadas más eficiente.
- Identificar las horas pico de consultas y asignar personal adicional en ese horario.
- Monitorear el tiempo de espera en tiempo real.
Resultado Clave 3: Incrementar la tasa de resolución de problemas en el primer contacto en un 15%.
Acciones Clave:
- Generar un manual de fácil acceso con las preguntas más frecuentes y sus respectivas respuestas y soluciones.
- Proporcionar a los representantes de servicio al cliente acceso a bases de datos actualizadas.
- Medir la tasa de resolución en el primer contacto.
Este ejemplo se enfoca en un objetivo ambicioso pero realista: mejorar la calidad del servicio al cliente. Los resultados clave son medibles y están directamente relacionados con ese objetivo, y las acciones clave indican cómo se lograrán esos resultados.
¿Cuál es la diferencia entre KPIs y OKRs?
Los KPIs (Key Performance Indicators) y los OKRs (Objectives and Key Results) son dos enfoques diferentes para medir el desempeño y establecer metas en una organización. Se pueden reconocer las principales diferencias entre ellos:
Naturaleza y Enfoque:
Los KPIs son indicadores clave de rendimiento que se utilizan para medir el una acción o esfuerzo específicos.
Los OKRs tienen un enfoque más amplio y miden ciertos aspectos dentro de un marco estratégico.
Ambición y Desafío:
Los KPIs tienden a ser métricas establecidas con base en el rendimiento pasado o metas predefinidas. No necesariamente tienen que ser ambiciosos o desafiantes.
Los OKRs se centran en objetivos desafiantes que pueden requerir un esfuerzo adicional para alcanzarlos. La filosofía de OKR es que si se logran el 100% de los objetivos, es posible que no sean lo suficientemente ambiciosos.
Alcance y Flexibilidad:
Los KPIs tienden a ser métricas a largo plazo que se mantienen constantes durante períodos prolongados. Pueden ser indicadores importantes para el seguimiento continuo del rendimiento.
Los OKRs son más flexibles y suelen definirse para períodos más cortos, como trimestres. Pueden cambiar y adaptarse a medida que evolucionan las prioridades y las circunstancias.
Comunicación y Transparencia:
Los KPIs tienden a ser métricas internas que a menudo no se comunican ampliamente fuera de la organización.
Los OKRs son objetivos y resultados clave que se comunican de manera transparente a todos los niveles de la organización. Esto promueve la alineación y la comprensión común de los objetivos.
Malas prácticas en OKRs
Demasiados Objetivos: Establecer demasiados OKRs puede llevar a la dispersión de esfuerzos. Es mejor enfocarse en unos pocos objetivos clave en lugar de abrumarse con demasiados.
Falta de Medición: Si no puedes medir el progreso de tus OKRs, no serán efectivos. Debes establecer indicadores claros y cuantificables para cada resultado clave.
Desalineación: Si los OKRs de los equipos no están alineados con los objetivos de la empresa, la organización no trabajará de manera efectiva hacia un objetivo común.
Falta de Revisión y Actualización: Los OKRs deben revisarse y actualizarse periódicamente. No establecer revisiones regulares puede llevar a la falta de adaptación.
Falta de Compromiso: Si los miembros del equipo no están comprometidos con los OKRs, no se lograrán. Es importante que todos se sientan parte del proceso y se comprometan con los objetivos.
Exceso de Enfoque en Recompensas/Penalizaciones: No utilices OKRs como un sistema de recompensas o castigos. Deben ser una herramienta para impulsar el rendimiento y el crecimiento, no un medio para sancionar a los empleados.
