Comencemos definiendo qué es un ERP, en inglés; Enterprise Resource Planning, son los sistemas que ayudan a las empresas a planificar los recursos empresariales. Son herramientas que en general están en la nube y es donde la empresa lleva sus registros contables, de tesorería, de presupuestos, de control de horas, de ventas, de análisis de big data de sus clientes, de logística y stock, entre otros. Al estar en la nube, no requieren de una inversión grande en infraestructura, pero sí se necesitan horas de implementación de algún profesional para adaptarlo a tu empresa.
Desde los modestos inicios de una empresa, el manejo de sus operaciones puede parecer sencillo y se puede lograr con herramientas básicas como hojas de cálculo en Excel. Sin embargo, a medida que la compañía expande sus horizontes y avanza, la complejidad aumenta y los procesos se multiplican. Llega un punto en el que incluso la confiable hoja de Excel ya no es suficiente y se vuelve necesario considerar otras soluciones.
Cuando una empresa enfrenta una maraña de procesos que escapan a su control debido a su creciente volumen, cuando el rendimiento no alcanza las expectativas y cuando la falta de integración y automatización provoca pérdida de tiempo y recursos (y errores que pueden ser irreversibles), entonces surge una pregunta ineludible: ¿Es el momento de adoptar un sistema ERP en la empresa?
Si tu empresa se encuentra en una situación en la que estas circunstancias resuenan, ¡la respuesta es un rotundo sí! Es el momento oportuno para emprender la implantación de un ERP. No obstante, es crucial entender que no se debe esperar a que la situación sea crítica para tomar medidas. En realidad, el propósito no es que la compañía alcance un punto de crisis para reconocer la necesidad de una solución de gestión empresarial.
Es fundamental comprender que no se debe esperar hasta que los procesos lleguen a una saturación extrema para considerar la implementación de un sistema ERP. Esto aplica sin importar el sector en el que opere la empresa, ya sea productos físicos como tecnología, del rubro que sea; agro, instalación, distribución/logística, obras y servicios, u otros. La implantación temprana de un ERP es un enfoque inteligente y estratégico porque te ayudará con la confección de tus Informes financieros claves.
Pero, ¿cuáles son los beneficios de adoptar oportunamente un software ERP?
A veces, la implantación de un software ERP no es un proceso sencillo para una empresa. El personal puede haberse acostumbrado a formas de trabajo tradicionales y es natural que sientan resistencia hacia un nuevo sistema de gestión. Además, la implementación demanda tiempo y dedicación.
Sin embargo, si decides adoptar un software ERP en las primeras etapas de tu empresa, tienes la ventaja de dedicarle plena atención sin descuidar tus operaciones diarias. Esto se debe a la menor carga de trabajo característica de los inicios.
Además, en esta etapa inicial es más sencillo que los empleados se adapten a nuevas formas de trabajo. Su rutina aún no está arraigada, lo que les permite adaptarse con mayor flexibilidad. Esta adaptación anticipada se traducirá en un mejor rendimiento cuando la carga de trabajo aumente, asegurando la oposición de intereses para la compañía.
La implementación temprana de un software ERP también implica beneficios económicos. A medida que la empresa crece, es probable que necesites más módulos del software ERP, lo que puede volverse complejo y costoso. Sin embargo, si empiezas temprano, con procesos bien definidos y una visión clara, los costos serán más bajos.
Además de los ahorros, la implantación temprana permite un crecimiento organizado y controlado, posicionando a tu empresa para destacar y ser competitiva desde el inicio. Esta planificación anticipada también evita gastos futuros en módulos no considerados inicialmente.
En última instancia, un sistema ERP brinda control, ahorra tiempo y esfuerzo, y estimula el desarrollo de tu empresa. Además, al implementarlo en las primeras etapas, establece las bases para un crecimiento ágil y eficiente.
En resumen, aquí están las razones clave para considerar la implementación temprana de un ERP:
- Menor carga inicial: Mayor enfoque en la implementación sin descuidar las operaciones.
- Adaptación fluida: Empleados más dispuestos a adaptarse a nuevas formas de trabajo.
- Ahorro económico: Costos más bajos en comparación con implementaciones a gran escala.
- Crecimiento organizado: Bases sólidas para un crecimiento sostenible y competitivo.
- Visión a futuro: Evita gastos no previstos al planificar con anticipación.
En definitiva, no esperes a que los problemas alcancen niveles críticos. Tomar acción temprano te proporcionará una ventaja competitiva y permitirá que tu empresa crezca de manera controlada y eficiente desde sus inicios. Recuerda que un software ERP brinda un mayor control empresarial (recomendamos leer “qué es la oposición de intereses en el ámbito empresarial?) y es capaz de ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo, garantizando el desarrollo rápido de tu compañía.
En TOT mentoring tenemos amplia experiencia en implementaciones de este tipo, por lo que te invitamos a una charla inicial para evaluar tu situación!
